Woonstad Rotterdam nu helemaal in control met Dynamics Vastgoed van HBSoftware

2 juni 2014

Woonstad Rotterdam is een Rotterdamse corporatie, die met 450 werknemers vanuit drie regiokantoren huisvesting biedt aan 50.000 mensen. Deze no-nonsense organisatie investeert in woningen en wijken, met als primair doel: huisvesting regelen voor weinig. Jaarlijks besteden ze 100 miljoen aan meer dan 140 projecten en daarom is het belangrijk om in control te zijn.

Dat is gelukt dankzij Dynamics Vastgoed, een compleet informatiesysteem voor
vastgoedontwikkeling, waarmee op ieder moment een real time totaaloverzicht op
project- en portefeuilleniveau beschikbaar is. Na een intensieve selectieperiode koos Woonstad Rotterdam uit tien aanbieders voor HBSoftware, die dit pakket speciaal voor de vastgoedsector ontwikkelde. Waar anderen zich te eenzijdig op vastgoedrekenen of financiële administratie richten, biedt Dynamics Vastgoed veruit de beste opties voor een totale, gecontroleerde bedrijfsvoering.

In samenwerking tot stand gekomen:
Een gemoedelijk verkooptraject en bereidheid tot uitwisselen van kennis leidden voor Woonstad Rotterdam tot een interessante deal. Bij HBSoftware staat persoonlijke betrokkenheid voorop. Iedere klant krijgt een vast team en aanspreekpunt en de software wordt toegespitst op de bedrijfscultuur en doelstellingen van de klant. Alle financiële wet- en regelgeving ligt in de basis verankerd. Daarnaast vormen zelf in te richten modules een uiterst flexibele schil, die vooral bij het inrichten van projectadministraties veel mogelijkheden bieden.

Directeur Rob Kornman:
“Wij hebben veel van onze praktijkkennis, waaronder rekenen met actuele waarde i.p.v. bedrijfswaarde en Stichtings Kosten Modellen met HBSoftware gedeeld, zodat ook andere corporaties daar hun voordeel mee kunnen doen. HBSoftware brengt onze specifieke wensen in praktijk en staat open voor suggesties. De implementatie is verrassend soepel gegaan zelfs ons zeer kritische hoofd I&A Marcel Zondervan zei dat hij nog nooit een omvangrijk project zo vlot en makkelijk heeft zien implementeren. Ons financiële systeem (CODA), bedrijfsvoeringssysteem en betalingssysteem zijn nu allemaal gekoppeld en in mijn cockpit kan ik alles op één scherm zien. De gegevens zijn altijd actueel, kasstromen en prognoses zijn veel preciezer. Bovendien hebben we nu veel minder papieren archief en is inloggen thuis en op flexplekken geen probleem, wat helemaal past in het nieuwe werken. HBSoftware verkoopt geen gebakken lucht: als manager ben ik nu écht in control.”

Controller Edwin Scholte (key-user):
”Van alle aanbieders was HBSoftware degene die het meest aansloot bij ons Programma van Eisen. We wilden af van al die verschillende, foutgevoelige Excel-lijstjes en onze gegevens in een centrale database hebben. De combinatie van Dynamics Vastgoed met de extra ExSION-tool bood uitkomst: daarmee kunnen we werken in de vertrouwde Excelomgeving, maar dan beveiligd met de tips en trucs van HBSoftware, die fouten en doublures voorkomen. We kunnen nu op alle niveaus kloppende en eenduidige rapportages maken; de kwartaalrapportages kosten veel minder tijd. Als key-users zijn we extra opgeleid om andere gebruikers te ondersteunen. Hét grote voordeel is risicobeheersing. Gegevens worden eenmalig op één plek ingevuld en alle ijkmomenten staan in geld vastgelegd in het systeem: als er geen budget op een regel staat, kan er ook geen verplichting worden aangegaan. Het resultaat is een compleet gestroomlijnd systeem, met standaarddocumenten als offerte-aanvragen, opdrachtverstrekkingen etc. Ook gebruikers aan de ontwikkelkant ervaren de positieve effecten: ze kunnen de interface naar eigen inzicht inrichten, zelf projectgegevens invoeren en altijd snel over alle relevante informatie beschikken, zowel financieel als inhoudelijk.”

Projectleider Informatie & Automatisering Jeroen van Gent:
“Gezien de koppeling en integratie met onze bestaande systemen (CODA, Corsa, CitriX) was een goede voorbereiding belangrijk. Daar hebben we wel twee jaar aan besteed, wat resulteerde in een gedetailleerd Programma van Eisen (PvE) met de must haves en nice to haves. Dynamics Vastgoed scoorde het best op corporatiespecifieke zaken en vereiste de minste aanpassingen. Andere leveranciers boden bijvoorbeeld standaard geen ruimte voor onderscheid tussen koop en huur na oplevering. HBSoftware zorgt er bovendien met trainingen voor dat we aanpassingen in de inrichting van de software zelf kunnen doen, wat enorm in de externe exploitatiekosten scheelt. Van de afgesproken 7 dagen nazorg hebben we er pas 4 nodig gehad! Het is een prettig bedrijf om mee samen te werken, de lijnen zijn kort en ze zijn eerlijk genoeg om tekortkomingen te erkennen en op zoek te gaan naar verbeteringen. 85% van onze behoefte aan control is nu gedekt. De overige 15% zijn nice to haves, die wellicht in detoekomst nog aan Dynamics Vastgoed worden toegevoegd.”

Conclusie
Met de invoering van Dynamics Vastgoed is de bedrijfsvoering van Woonstad Rotterdam nu helemaal in control. Informatie is eenduidig en sneller beschikbaar en hét grote voordeel is risicobeheersing. Dankzij soepele implementatie en goede begeleiding kunnen alle medewerkers met het systeem overweg. Directeur Rob Kornman vat het kernachtig samen: “Wij zijn er blij mee”.