Teveel papier op het bureau?

12 mei 2014

Dan zijn jullie zeker niet de enige. Het beheren van alle inkomende en uitgaande papierstromen wordt steeds lastiger. Zeker nu jullie klanten ze ook steeds vaker digitaal vragen. Verkoopfacturen moeten digitaal worden verstuurd, of inkomende facturen worden ingescand.

Met EASY, onze nieuwe software voor documentbeheer, zijn jullie hier in één keer (letterlijk) klaar mee!

Document Management in Microsoft Dynamics NAV

EASY voor Dynamics NAV is de perfecte aanvulling op Microsoft Dynamics NAV. EASY is een document management systeem dat alle inkomende en uitgaande documenten van offerte tot factuur digitaliseert en opslaat.

Het werk van de administratie wordt daarmee een heel stuk eenvoudiger. Alle documenten worden centraal opgeslagen en zijn direct vanuit Dynamics NAV, en juist ook vanuit de handeling waar je ze nodig hebt, benaderbaar.

EASY Software is wereldwijd inmiddels bij 11.500 klanten geïnstalleerd. HB Software is de partner voor Nederland. EASY is beschikbaar voor NAV 2013 en voor eerdere versies.

Inkomende documenten

Inkoopfacturen, leverbonnen en andere inkomende documenten worden vanuit Dynamics NAV voorzien van een barcode en ingescand. Het document wordt daarna automatisch gekoppeld in Dynamics NAV. Zo raadpleeg je bijvoorbeeld snel en eenvoudig een factuur vanuit de inkoopfactuur in Dynamics NAV, maar ook vanuit de leverancier.

Je kunt ook gebruik maken van de OCR functionaliteit, waarbij het zelfs zover kan gaan dat na scanning van de inkoopfactuur deze automatisch in Dynamics NAV wordt aangemaakt, gecontroleerd en -indien akkoord- direct geboekt!

Uitgaande documenten

Alle uitgaande documenten vanuit Dynamics NAV kunnen automatisch als pdf gearchiveerd worden. Zodra u bijvoorbeeld een verkoopfactuur afdrukt of per email verzend, zal deze direct in pdf worden omgezet en gekoppeld worden aan de verkoopfactuur in Dynamics NAV. Het pdf wordt natuurlijk meteen gekoppeld aan de desbetreffende klant.

Alle documenten centraal in Dynamics NAV

Zonder EASY hebben jullie informatie en documenten in Dynamics NAV, in mappen in archiefkasten, op de centrale server en op alle computers staan. Om inzicht te krijgen in alle correspondentie met een van uw klanten (of het succes van een account) moet je dus op verschillende plekken zoeken. Dat maakt het krijgen van een goed overzicht nagenoeg onmogelijk.

Door met EASY voor Dynamics NAV te werken hebben jullie alle informatie over een klant, project of bestelling voortaan eenvoudig en overzichtelijk bij elkaar. Alle gescande documenten, emails, Word en Excel documenten, etc. inzichtelijk met één druk op de knop.

Meer weten over EASY?

Bel of mail voor meer informatie of gratis advies op maat voor jullie organisatie naar 0182-580411 of office@hbsoftware.nl.