Perfect inspelen op de behoeften van toekomstige bewoners en gebruikers

route

Gebroeders Blokland

Gebroeders Blokland viert dit jaar haar 40-jarig jubileum. De oprichters zijn begonnen met het verrichten van timmerwerkzaamheden bij het bouwen van huizen. In de loop der jaren breidden de activiteiten zich steeds verder uit en op een gegeven moment ging het bedrijf voor het eerst zelfstandig een volledige woning bouwen. Daar bleef het niet bij. Gebroeders Blokland werd hoofdaannemer en ging steeds grotere woonprojecten realiseren. De wens om de markt nog beter van dienst te kunnen en de gestage groei zorgden voor de vervolgstappen van ontwikkeling in eigen beheer en de aanschaf van bouwgronden voor toekomstige projecten. Het succes van de woningbouw leidde tevens tot de eerste schreden op de zakelijke markt: vanuit het bedrijfsleven kwamen er aanvragen binnen voor de ontwikkeling en bouw van utiliteitsprojecten. Tegenwoordig ontwikkelt en bouwt Gebroeders Blokland voor particulieren en professionele opdrachtgevers. We spraken met controller Marijn van Angenent.

Hoe ben je controller geworden bij Gebroeders Blokland?

Marijn: “Nou, dat is wel een apart verhaal. Ik zit hier nu anderhalf jaar. Ik ben begonnen als interim-medewerker op de financiële afdeling en kreeg de opdracht om op zoek te gaan naar een nieuw financieel systeem waarin diverse gebruikers zouden kunnen werken en dat de benodigde managementinformatie voor de nieuwe directie van Gebroeders Blokland kon genereren. BouwWorks, het systeem wat op dat moment in gebruik was, voldeed niet aan de informatiebehoefte.”

Hoe is die zoektocht naar een nieuw systeem verlopen?

Marijn: “Ik ben met diverse partijen gaan praten, waaronder HB Software. Onze huidige directeur was bij zijn vorige werkgever al in contact gekomen met jullie. Na de gesprekken hebben er een aantal productpresentaties plaatsgevonden en toen moesten we gaan kiezen.” “Dat was best lastig. We waren op zoek naar een database die geschikt is voor ontwikkel- en bouwprojecten. De combinatie van ontwikkelen en bouwen stelt hoge eisen aan de NAV-configuratie. Een oplossing die aan alle eisen voldeed was er niet en zou in praktijk neerkomen op twee systemen en twee databases, dat leek ons niks. Qua NAV-platform hebben we uiteindelijk gekozen voor 4PS, maar daarmee konden we niet de gewenste rapportages maken. Idem voor het gemakkelijk ontsluiten van gegevens. Dat was wel mogelijk met Exsion en de rekenmodellen van HB Software.”

Met welke uitdagingen word je als controller bij Gebroeders Blokland geconfronteerd?

Marijn: “Het begint met de financiële eindverantwoording die ik draag. Ik stuur aan en voer controles uit. De eindregie van de dagelijkse werkzaamheden brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld dat dingen op tijd af komen en alles op de juiste manier wordt geboekt en in de financiële administratie terecht komt. Deze is immers de basis om met informatie aan de slag te gaan. De basis moet goed zijn, anders kun je geen rapporten en dergelijke maken. In de praktijk valt het allemaal mee. De financiële afdeling draait heel erg goed. De processen zijn in orde en het team functioneert prima. Waar ik nu voornamelijk mee bezig ben is het digitaliseren en efficiënter maken van dingen en uiteraard zorgen dat iedereen zijn/haar werk net zo goed blijft doen als dat hij/zij dat voorheen deed.”

Hoe ziet de bedrijfsstructuur van Gebroeders Blokland eruit? Kun je daar iets over vertellen?

Marijn: “Gebroeders Blokland bestaat uit een aantal clusters: bouw en ontwikkeling, klantadvies, verkoop, onderaanneming, materieel en ter ondersteuning financiën en het secretariaat. Maar eigenlijk zijn we niet zo met afdelingen bezig. We zijn heel erg projectgericht. Dat is goed te merken sinds de verhuizing naar ons nieuwe bedrijfspand. Omdat we voortdurend met projecten bezig zijn, hebben we daar geen vaste werkplekken meer, dus ook geen vaste afdelingen waar bijvoorbeeld iedereen van bouw of ontwikkeling bij elkaar zit. Hierdoor zoeken we elkaar voor projecten veel makkelijker op.”

Is dat wennen?

Marijn: “Nogal. Eerlijk gezegd houden wij ons op de financiële afdeling daar niet erg aan. Wij zitten wel vaak bij elkaar. Dat komt voor een deel omdat wij ook de enigen zijn binnen Gebroeders Blokland die nog heel veel papierwerk hebben. En dat staat natuurlijk op onze afdeling in de kasten. Het financiële gedeelte van Gebroeders Blokland is eigenlijk een project an sich. Daarvoor moeten wij gewoon bij elkaar zitten. Als ik steeds op een andere werkplek zou gaan zitten, ben ik alleen maar heen en weer aan het lopen.”

En dan zijn de communicatielijnen dus iets minder kort...

Marijn: “Dat klopt. Voor financieel overleg over projecten schuif ik wel aan tafel aan.”

Al dat lopen is goed voor de beweging.

Marijn: “Inderdaad.” (lacht) “In onze nieuwe locatie is het klimaat veel beter dan in ons oude pand, dat is ook goed.”

Dat is niet verkeerd. Wat bevalt je nog meer aan het nieuwe kantoor?

Marijn: “Er is meer ruimte en de faciliteiten zijn beter. Daarnaast hebben we een fantastisch uitzicht. Wij zitten met het financiële team op de bovenste verdieping, dus wij kijken op de polder uit. Onze huidige huisvesting is veel opener qua inrichting en dat merk je bij de projecten waar we mee bezig zijn. Je kunt heel gemakkelijk heen en weer lopen en aanschuiven. Wat dat betreft, zijn flexplekken echt fantastisch.”

Over projecten gesproken, wat maakt Gebroeders Blokland nou zo uniek als ontwikkelende bouwer?

Marijn: “Eigenlijk is dat meer een vraag voor de leden van het projectteam, maar ik kan er wel het een en ander over vertellen. Doordat wij heel erg vanuit projecten werken zijn alle afdelingen en specialisaties binnen het bedrijf vanaf het begin bij een project betrokken.

Het is dus niet zo dat als er een stuk grond beschikbaar is om op te gaan bouwen, de zgn. grondpositie, dat de afdeling ontwikkeling daar eerst mee aan de slag gaat en dan denkt: laten we nu de architect en de constructeur erbij gaan betrekken. Ze hebben een mooi plannetje bedacht en gooien dat dan als het ware over de schutting naar de afdeling bouw met de woorden: ‘Hier heb je het, jullie mogen gaan bouwen.’ Of dat de klantadviseur met een koper aan tafel zit en allerlei bouwopties verkoopt en deze over de schutting naar het bouwteam doorspeelt met de woorden: ‘Nou ik heb deze opties verkocht, zorg maar dat ze gebouwd worden.’

Zo gaat het dus niet. Iedereen is er vanaf het begin bij betrokken. Dat is fijn, daardoor kun je bijvoorbeeld bouwkosten drukken. Of zorgen dat een pand dankzij de feedback van de klantadviseur veel klantvriendelijker ontworpen wordt. Met als gevolg dat je in de verkoopfase een product kunt aanbieden wat nauw aansluit op de behoeften van kopers in dat gebied.”

Hebben kopers tussentijds ook inspraak in het ontwikkelings- en bouwproces?

Marijn: “Jazeker. We organiseren regelmatig bijeenkomsten, waarin we de wensen inventariseren van mensen die geïnteresseerd zijn in woningen, de zogenaamde woonwensavonden. Onze klantgerichtheid is ook een van de dingen die ons uniek maakt.”

En dat doen jullie goed. Al meer dan tien jaar voldoen jullie aan de norm voor klantgericht bouwen. Gefeliciteerd! Hoe spelen jullie dat klaar?

Marijn: “Tijdens het ontwikkel- en bouwproces zijn we voortdurend met onze klanten bezig. De medewerkers van het klantadviesteam staan altijd klaar en luisteren aandachtig naar de wensen van potentiële kopers.  In combinatie met onze ervaring bij alle andere en voorgaande projecten weten we precies wat er speelt en kunnen we perfect inspelen op de behoeften van toekomstige bewoners en/of gebruikers.”

Concentreren jullie je op een bepaalde regio of werken jullie in heel Nederland?

Marijn: “Ons werkgebied is eigenlijk in een straal van honderd kilometer om Hardinxveld heen. Soms zijn er projecten buiten dat gebied, maar dat komt niet vaak voor. In die zin, zoeken wij het dicht bij huis. We kennen de regio en dus onze klanten.”

Even terug naar de automatisering. Wat gaf de doorslag voor jullie keuze voor HB Software?

Marijn: “Exsion sluit gewoon ontzettend goed aan op NAV. De NAV-database is heel gemakkelijk te ontsluiten. Exsion is een relatief eenvoudige tool. Ik heb samen met een collega een beginnerscursus van één dagdeel gevolgd. Daarna kon ik al aan de slag met het bouwen van rapporten.”

Heb je alle rapporten die nu in gebruik zijn zelf gebouwd?
 

Marijn: “Nee. We hebben diverse modules van HB Software afgenomen en ik heb bij het bouwen van sommige rapporten hulp gehad van Nicky Oudt, onder andere de cashflow, kosten-batenanalyse en de liquiditeitsprognose. Als ik die zelf had moeten bouwen dan was ik een paar cursussen verder geweest. Nicky heeft trouwens ook nog een aantal maatwerkrapporten voor ons gemaakt.” (Nicky Oudt  - Reporting consultant HB Software)

Heb je over zijn schouder meegekeken hoe dat in zijn werk ging?
 

Marijn: “Deels wel, deels niet. Door mee te kijken met Nicky heb ik mezelf de materie redelijk snel eigen gemaakt. De leercurve om met Exsion aan de slag te kunnen was kort. Ik weet nu vrij aardig hoe rapporten in elkaar zitten.”

Wat voor rapportages maken jullie zoal met Exsion? Kun je daar wat voorbeelden van geven?
 

Marijn: “Laat ik het traject schetsen, dan wordt het vanzelf duidelijk. We beginnen met een project. Daar maken we een kosten-batenanalyse van, dat is een Exsion-module. Vervolgens willen we daar ook de cashflow van weten. Dus dan pompen we de analysegegevens over naar de cashflowmodule. Nu kan de voor een project verantwoordelijke manager zien hoeveel geld hij/zij nodig heeft of
besparen. Na goedkeuring binnen de organisatie gaan we met het betreffende project aan de slag. Maar er zijn natuurlijk veel meer projecten. Van alle projecten worden cashflowanalyses gemaakt, die tellen we dan weer bij elkaar op in de liquiditeitsprognosemodule. Daarnaast zijn er nog diverse andere financiële rapporten, bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren die je moet betalen, BTW, vennootschapsbelasting etc.”

Die worden er ook bij opgeteld?
 

Marijn: “Ja. En dan hebben we financieel overzicht over het hele bedrijf. De cashflow en liquiditeitsprognose voor een aantal jaren. Heel handig, want als je grondposities wilt kopen, moet er altijd vooruit geïnvesteerd worden, voordat je kunt cashen met productontwikkeling.

“Met de in Exsion gemaakte rapportages kunnen we snel zien of de financiering van gronden en ons werkkapitaal voldoende/onvoldoende is voor de komende twee tot vier jaar. Als deze niet toereikend zijn, kunnen we actie ondernemen.  Op die manier hebben we dus managementinformatie waarop we kunnen sturen.”

Zijn er binnen Gebroeders Blokland nog andere teams die gebruik maken van Exsion?
 

Marijn: “Ja, de kosten-batenanalyse (KBA) waar ik het over had, die wordt door het ontwikkelteam gebruikt. Zij zijn financieel met projecten bezig.”

Hebben zij ook een Exsion-cursus gevolgd?
 

Marijn: “Nee, vanwege de bij hen aanwezige kennis van Excel konden zij er direct mee werken. Een van de teamleden heeft wel een overdracht van Nicky gehad. Nicky heeft een Blokland-specifieke KBA gemaakt, rekening houdend met ons eigen grootboekschema.”

Hoe bevalt Exsion in de praktijk? En daar mag je heel eerlijk in zijn.
 

Marijn: “Heel goed. Als je met Excel uit de voeten kunt, kun je er gemakkelijk mee werken. Ik heb gisteren nog wel wat hulp van Nicky gehad, maar dat was om wat ingewikkeldere rapporten aan te passen en draaiend te krijgen. Exsion is heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk, rapporten zijn heel gemakkelijk aan te passen.

We bevinden ons momenteel in een transitiefase, dat wil zeggen dat we zelf nog zoekende zijn naar welke managementinformatie we precies nodig
hebben. Dus het kan gebeuren dat ik een opmerking krijg dat er informatie ontbreekt in een rapport, of dat er een tabel gedraaid moet worden, of zoiets. In principe kan ik dat zelf. Kom ik er onverhoopt niet uit, dan bel ik Nicky.”

Zijn er ook dingen die beter zouden kunnen in Exsion?
 

Marijn: “Ongetwijfeld… en toen bleef het stil.” (glimlacht) “Ik kan nu niet even iets bedenken. Exsion sluit zo naadloos op NAV aan, alles wat erin zit kun je gewoon ophalen. En die functie om het op te halen is heel eenvoudig en werkt gewoon. Daarna kun je met Excel-formules met gegevens aan de slag. Exsion zit echt goed in elkaar. Het enige waar we tegen aanlopen is dat we de verbinding met Exsion soms kwijtraken, maar ik weet niet of dat aan Exsion ligt of aan onze ICTstructuur.”


Wat voor moois mogen we van Gebroeders Blokland in de nabije toekomst verwachten? Staan er bijzondere projecten op stapel?
 

Marijn: “Jazeker. We zijn bijvoorbeeld nu bezig met een heel mooi dijkproject in Lexmond wat we aan het bouwen zijn. Woningen die tegen een dijk aangebouwd zijn, zijn sowieso bijzonder. Verder gaan we in Oostvoorne binnenkort starten met een bouwproject met ecologische warmtepompen. De technische details weet ik niet precies, maar het is heel duurzaam, waardoor er maar heel weinig stroom nodig is om water naar boven en naar beneden te pompen. En in Brielle gaan we Nul-op-de-meter-woningen realiseren, een primeur voor de gemeente Brielle en Gebroeders Blokland.”

Dat zijn mooie dingen. Hoe staat het met de toekomstplannen qua automatisering?
 

Marijn: “We zijn in november 2016 live gegaan met Navision, dus we zijn druk bezig met de automatisering van rapportages die we voorheen met de hand maakten. Daar zijn we bijna mee klaar. Als alles digitaal op de rails is, moeten we ervoor zorgen dat de teams binnen Blokland er goed mee kunnen werken.

De uitvoer ziet er nu qua lay-out en techniek soms heel anders uit dan vroeger. De inhoud is vaak hetzelfde. Maar de nieuwe manier van presenteren is wel iets waar iedereen in het begin moeite mee heeft. Als je iets jarenlang op de dezelfde manier aangereikt krijgt, dan wen je daaraan.”

Tja... mensen zijn gewoontedieren.
 

Marijn: “Precies. Maar op een gegeven moment gaan we natuurlijk uitbreiden. We hebben gewoon veel meer informatie tot onze beschikking. Je merkt ook dat de afdelingen nu al met nieuwe vragen over rapportages komen: ‘Ik stop het er nu allemaal in, maar kan ik ook elke maand bijvoorbeeld dit rapportje, of dat rapportje draaien?’ Vaak gebruik ik dan Exsion om daar dingen voor te bouwen, want in Navision zelf zijn er maar heel beperkt rapporten beschikbaar.”


Merk je dat de interne informatiebehoefte groeit, nu er meer informatie ontsloten kan worden?
 

Marijn: “Ja. En dat is goed, want voorheen was die informatie vaak wel nodig, maar was hij niet voorhanden. Nu wel en dat is echt een vooruitgang. We kunnen projecten beter managen en ons concentreren op de inhoudelijke kant, wat een positieve uitwerking heeft op de liquiditeit en de eindresultaten.” Waardoor jouw werk ook een stuk makkelijker en aangenamer wordt, nietwaar? Marijn: “Ja, maar de uitdaging blijft. Want alles moet digitaal op de rails. Ik heb dus nog meer dan genoeg te doen. Daarom ben ik sinds september vorig jaar in vaste dienst.”

Wederom gefeliciteerd!
 

Marijn: “Dank je wel.”